1.ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิคส์ แบ่งได้ 3วิธี ดังนี้
1. ขั้นเตรียมข้อมูล


เป็นการเตรียมข้อมูลเพื่อให้สะดวกต่อการประมวลผล ซึ่งมี 4 วิธี


1.1 การลงรหัส


1.2 การตรวจสอบ


1.3 การจำแนก


1.4 การบันทึกข้อมูลลงสื่อ


2. ขั้นตอนการประมวลผล


คือ เป็นการนำเอาโปรแกรมที่เขียนขึ้น มาใช้เพื่อประมวลผลข้อมูลที่ได้เตรียมไว้และข้อมูลยังคงเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์ ซึ่งเป็นวิธีการผลิตสารสนเทศต่างๆ เช่น


2.1 การคำนวณ


2.2 การเรียงลำดับข้อมูล


2.3 การสรุป


2.4 การเปรียบเทียบ


3. ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์


เป็นขั้นตอนการเผยแพร่สารสนเทศให้กับผู้ใช้ในรูปแบบต่างๆ อาจอยู่ในรูปแบบเอกสาร รายงาน การนำเสนอบนจอภาพ โดยการใช้คอมพิวเตอร์ เป็นต้น











2.โครงสร้างข้อมูล (Data Structure)
แบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ คือ
1. โครงสร้างเชิงกายภาพ (Physical Data Structure)


อธิบายวิธีการจัดเก็บข้อมูลในสื่อต่าง ๆ เช่น เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็กและดิสก์




2. โครงสร้างเชิงตรรกะ (Logic Data Structure)


อธิบายการจัดเก็บข้อมูลและความสัมพันธ์ต่าง ๆ ของข้อมูลในระบบฐานข้อมูล แสดงให้เห็นถึงการจัดระเบียบการทำงานและการมีปฎิสัมพันธ์ภายในระบบฐานข้อมูลโดยมีลำดับขั้นจากหน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดไปยังฐานข้อมูล

โครงสร้างข้อมูล.

ในการนำข้อมูลไปใช้นั้น เรามีระดับโครงสร้างของข้อมูลดังนี้

- บิต (Bit) คือ ข้อมูลที่มีขนาดเล็กที่สุด เป็นข้อมูลที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจและนำไปใช้ งานได้ ซึ่งได้แก่ เลข 0 หรือ เลข 1 เท่านั้น

- ไบต์ (Byte) หรือ อักขระ (Character) ได้แก่ ตัวเลข หรือ ตัวอักษร หรือ สัญลักษณ์พิเศษ 1 ตัว เช่น 0, 1, …, 9, A, B, …, Z และเครื่องหมายต่างๆ ซึ่ง 1 ไบต์จะเท่ากับ 8 บิต หรือ ตัวอักขระ 1 ตัว เป็นต้น

- ฟิลด์ (Field) ได้แก่ ไบต์ หรือ อักขระตั้งแต่ 1 ตัวขึ้นไปรวมกันเป็นฟิลด์ เช่น เลขประจำตัว(ID) ชื่อพนักงาน(name) เป็นต้น

- เรคคอร์ด (Record) ได้แก่ ฟิลด์ตั้งแต่ 1 ฟิลด์ ขึ้นไป ที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องรวมกันเป็นเรคคอร์ด เช่น ชื่อ นามสกุล เลขประจำตัว ยอดขาย ข้อมูลของพนักงาน 1 คน เป็น 1 เรคคอร์ด

- ไฟล์ (Files) หรือ แฟ้มข้อมูล ได้แก่ เรคคอร์ดหลายๆ เรคคอร์ดรวมกัน ซึ่งเป็นเรื่องเดียวกัน เช่น ข้อมูลของประวัติพนักงานแต่ละคนรวมกันทั้งหมด เป็นไฟล์หรือแฟ้มข้อมูลเกี่ยวกับประวัติพนักงานของบริษัท เป็นต้น

- ฐานข้อมูล (Database) คือ การเก็บรวบรวมไฟล์ข้อมูลหลายๆ ไฟล์ที่เกี่ยวข้องกันมารวมเข้าด้วยกัน เช่น ไฟล์ข้อมูลของแผนกต่างๆ มารวมกัน เป็นฐานข้อมูลของบริษัท เป็นต้น หน่วยในการวัดขนาดของข้อมูล

8 Bit = 1 Byte
1,024 Byte = 1 KB (กิโลไบต์)
1,024 KB = 1 MB (เมกกะไบต์)
1,024 MB = 1 GB (กิกะไบต์)
1,024 GB = 1TB (เทระไบต์)




3.ระบบฐานข้อมูลจะมีประโยชน์ สามารถเข้าถึงข้อมูลหรือจัดการกับข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ สถาปัตยกรรมฐานข้อมูลมี 3 ระดับเป็นข้อมูลเชิงนามธรรมในระดับล่างสุด ใช้อธิบายว่าข้อมูลถูกจัดเก็บจริงๆ อย่างไร


แฟ้ม


- บัญชีข้อมูลลูกค้า


- บัญชีข้อมูลรายรับ รายจ่าย


- บัญชียอดค้างชำระ


- บัญชีผลกำไรของปี


- บัญชีต่างๆ


ประโยชน์


- การจัดการพจนานุกรมข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูล จะทำการจัดเก็บนิยามของข้อมูล และความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลไว้ในพจนานุกรมข้อมูล (Data Dictionary)


-การจัดเก็บข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะสร้างโครงสร้างที่จำเป็นต่อการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงการจัดเก็บกฎเกณฑ์ต่างๆ ที่ใช้ในการตรวจสอบบูรณภาพของข้อมูลด้วย


-การแปลงและนำเสนอข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทำการแปลงข้อมูลที่ได้รับเข้ามา เพื่อให้สอดคล้องกับโครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะแปลงความต้องการเชิงตรรกะของผู้ใช้ ให้เป็นคำสั่งที่สามารถดึงข้อมูลทางกายภาพที่ต้องการ


- การจัดการระบบความมั่นคง ระบบจัดการฐานข้อมูลจะสร้างระบบรักษาความมั่นคง โดยการกำหนดรายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าใช้ระบบ และความสามารถในการใช้ระบบ เช่น การอ่าน เพิ่ม ลบ หรือแก้ไขเปลี่ยนแปลงข้อมูล การจัดการระบบความมั่นคงมีความสำคัญมากในระบบฐานข้อมูลที่มีผู้ใช้หลายคน


-การควบคุมการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้หลายคน ระบบฐานข้อมูลจะใช้อัลกอริทึมที่เหมาะสม เพื่อทำให้แน่ใจว่าผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าใช้ฐานข้อมูลในภาวะพร้อมกัน และยังคงความถูกต้องของข้อมูลในฐานข้อมูลไว้ได้


- การเก็บสำรองและกู้คืนข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะมีโปรแกรมเพื่อสนับสนุนการสำรองและกู้คืนข้อมูล เพื่อทำให้แน่ใจในความปลอดภัยและความมั่นคงของข้อมูลในระบบ ระบบจัดการฐานข้อมูลจะทำการกู้ข้อมูลในฐานข้อมูลคืนมาหลังจากระบบเกิดความล้มเหลว (Failure) เช่น กระแสไฟฟ้าขัดข้อง เป็นต้น


-การควบคุมความถูกต้องของข้อมูล ระบบจัดการฐานข้อมูลจะสนับสนุนและควบคุมความถูกต้องของข้อมูล ตั้งแต่การลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล ไปจนถึงความไม่สอดคล้องกันของข้อมูล ความสัมพันธ์ของข้อมูลที่เก็บในพจนานุกรมข้อมูลจะถูกนำมาใช้ในการควบคุมความถูกต้องของข้อมูลด้วย


- ภาษาที่ใช้ในการเข้าถึงฐานข้อมูลและการเชื่อมต่อกับโปรแกรมประยุกต์ ระบบจัดการฐานข้อมูลสนับสนุนการเข้าถึงข้อมูลโดยผ่านภาษาคิวรี (query language) คือคำสั่งที่ใช้ในการค้นคืนข้อมูลจากฐานข้อมูล โดยภาษาคิวรีผู้ใช้เพียงบอกว่าทำ “อะไร” โดยไม่ต้องรู้ว่า “ทำอย่างไร”


4.ประเภทของข้อมูล
ถ้าจำแนกข้อมูลออกเป็นประเภท จะแบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ ๆ คือ
1. ข้อมูลปฐมภฺมิ (Primary Data) หมายถึง ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวม หรือบันทึกจากแหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะได้จากการสอบถาม การสัมภาษณ์ การสำรวจ และการจดบันทึก ตลอดจนการจัดหามาด้วยเครื่องจักรอัตโนมัติ เช่น เครื่องอ่านรหัสแท่ง เครื่องอ่านแถบแม่เหล็ก
2. ข้อมูลทุติยภูมิ (Secondary Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีผู้อื่นรวบรวมไว้ให้แล้ว บางครั้งอาจมีการประมวลผลเพื่อเป็นสารสนเทศ เช่น สถิติจำนวนประชากรแต่ละจังหวัด สถิติการนำสินค้าเข้า และการส่งสินค้าออก เป็นต้น